TIPS & TRICKS: ‘ONLINE EVENEMENT ORGANISEREN’

Hoe organiseer je een mooi en boeiend online evenement tijdens de Week van de Circulaire Economie? Hier enkele tips!

Door de corona-maatregelen zullen veel evenementen tijdens de Week van de Circulaire Economie online plaatsvinden. Hoe organiseer je een mooi en boeiend online evenement? Hieronder enkele tips!

Interactie met je deelnemers

Hoe zorg je dat je online bijeenkomst dezelfde impact heeft als een fysieke variant? Hoe zorg je voor de juiste energie? Hoe voorkom je dat deelnemers afhaken? De sleutel is uiteindelijk méér interactie. Deelnemers actief betrekken bij de onderdelen van het programma. Dat kan bijvoorbeeld door concrete opdrachten te geven die in break-out groepen worden uitgevoerd. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het gebruik van een online tool (zoals Mentimeter of Padlet) waarin ideeën verzameld kunnen worden en vervolgens via stemming de prioriteiten bepaald kunnen worden.

Enkele tips

  • Maak je evenement niet te lang: een uur is beter dan twee uur. Concentratie achter een scherm kost meer energie
  • Varieer in programma-onderdelen en wissel elke 10 minuten: welkomstwoord, interview, panelgesprek, filmpje, pitch, opdracht met deelnemers, quiz, etc
  • Doe een check in en check out met je deelnemers om ze direct actief deel te laten nemen en leuk af te sluiten. Met een kleine groep deelnemers kan je ook kiezen voor een kort voorstelrondje
  • Werk soms in break-outs: kleinere groepjes of zelfs tweetallen. Dit verhoogt de interactie tussen deelnemers
  • Plan in je programma ook pauzes en ontspannende momenten (bijvoorbeeld live muziek of een leuk filmpje)

Voorbereiding is essentieel

Een online meeting vergt net zoveel voorbereiding als een fysieke bijeenkomst. Misschien zelfs wel meer. Het is belangrijk om elk onderdeel van het programma vooraf goed te doordenken. Wie verwelkomt iedereen bij binnenkomst? Welke instructies hebben deelnemers nodig bij een opdracht? Wanneer komt de pauze? En: willen we de deelnemers vooraf iets sturen? Het inschakelen van iemand die je helpt met de techniek en iemand die het programma begeleidt (moderator) hoort hier ook bij.

Enkele tips

  • Vraag een moderator voor een goed gesprek
  • Instrueer de deelnemers voorafgaand goed over hun set-up (gebruik bijvoorbeeld een headset) en de spelregels van het evenement (zet je camera aan)
  • Maak een gedetailleerd draaiboek en doe een dry run (misschien ook met je sprekers) om alles te oefenen en af te stemmen
  • Doe een voorgesprek met je sprekers over wat ze willen vertellen en hoeveel tijd ze daarvoor hebben
  • Deelnemers gaan fouten maken of hebben hulp nodig met techniek; neem dit mee in je planning. Het is overigens helemaal niet erg als er iets misgaat. Zolang je de deelnemers er maar bij betrekt